השעה הייתה 10:00 בבוקר, יום שני. השבוע התחיל עם ישיבת צוות שגרתית, אבל הרגשתי משהו שונה באוויר. המתח היה מורגש, הפנים היו חתומות, והתוצאות של החודש האחרון... ובכן, הן היו רחוקות מלהיות משביעות רצון. אני, נועם אבירי, מומחה לגיוס כספים, יועץ ומנטור למגייסי כספים וארגונים ללא מטרות רווח, הייתי שם כדי לעזור להפוך את הקערה על פיה. אבל לא עם עוד מוטיבציה, אלא עם שיטה.
אני לא אשקר לך, בעבר הייתי סקפטי לגבי "פרוטוקולים" לישיבות. הם תמיד נראו לי כמו בירוקרטיה מיותרת שמבזבזת זמן יקר. עד שהבנתי משהו: ישיבה לא אפקטיבית היא לא רק בזבוז זמן, היא מורידה את המורל, פוגעת ביעילות, ובסופו של דבר, פוגעת בתוצאות. אז התחלתי לחקור, לנסות, לטעות, ולבסוף, פיתחתי פרוטוקול פשוט אבל עוצמתי, שגרם לישיבות הצוות שלי להפוך למנוע צמיחה.
אני רוצה לחלוק איתך את הפרוטוקול הזה, אבל לפני זה, חשוב לי שתבין: אין כאן קסם. יש כאן עבודה קשה, מחשבה, והכי חשוב - הקשבה. הקשבה לא רק למה שאנשים אומרים, אלא גם למה שהם לא אומרים. הקשבה שמביאה אותנו אל העומק שמתחת לעומק.
אני נועם אבירי, ואני עוסק בגיוס כספים כבר למעלה מ-15 שנה. במהלך השנים האלה, ליוויתי מאות ארגונים ועזרתי להם לגייס מיליוני שקלים. ראיתי מה עובד ומה לא. למדתי את הפסיכולוגיה של הנתינה, את האומנות של בניית מערכות יחסים ארוכות טווח, ואת הצד המנטלי של גיוס כספים. אני משלב ידע תיאורטי מעמיק עם ניסיון מעשי עשיר ואפקטיבי בשטח, ותובנות חדשניות שפיתחתי בעצמי.
אז איך גורמים לישיבות להניע לפעולה? הנה הפרוטוקול שלי:
1. הגדרת מטרה ברורה - "למה אנחנו כאן?"
לפני כל ישיבה, שאלו את עצמכם: מה המטרה הספציפית של הישיבה הזאת? האם אנחנו צריכים לקבל החלטה? לפתור בעיה? לתכנן פעולה? בלי מטרה ברורה, הישיבה תהפוך לשיחת חולין לא ממוקדת.
- מה חשבתי פעם: מספיק להגיד "ישיבת צוות שבועית".
- ההתפכחות: הבנתי ש"ישיבת צוות שבועית" זה כמו להגיד "בואו נלך לאנשהו". צריך להגדיר בדיוק לאן אנחנו הולכים.
- הגישה החדשה: לכל ישיבה יש מטרה ספציפית אחת, מוגדרת היטב, וכולם יודעים אותה מראש.
2. הכנת חומרים מראש - "הקרב מנצח מראש בשדה הקרב המנטלי"
שלחו את כל החומרים הרלוונטיים למשתתפים לפחות 24 שעות לפני הישיבה. זה יאפשר להם להתכונן, לחשוב על הנושאים, ולהגיע עם רעיונות.
- עדשת המיקרוסקופ: תחשוב על זה ככה: כל משתתף הוא חייל בשדה הקרב. אם הוא מגיע בלי נשק, הוא חייל פצוע.
- הקול הפנימי המשולב: אני יודע, קל להגיד "אין לי זמן לשלוח חומרים מראש". אבל תחשוב על זה ככה: אם תשקיע 15 דקות בשליחת חומרים מראש, תחסוך חצי שעה של בזבוז זמן בישיבה.
3. מבנה קבוע - "היציבות יוצרת ביטחון"
השתמשו במבנה קבוע לישיבות. זה יגרום לאנשים להרגיש בנוח, לדעת מה מצופה מהם, ויאפשר להם להתמקד בתוכן ולא בפורמט.
- המבנה המומלץ:
פתיחה קצרה (5 דקות) - סקירה של המטרה.
סקירה של התקדמות מהישיבה הקודמת (10 דקות).
דיון בנושאים המרכזיים (30 דקות).
סיכום והגדרת פעולות (15 דקות).
4. תפקידים מוגדרים - "כל אחד יודע מה המקום שלו"
לכל ישיבה צריכים להיות תפקידים מוגדרים:
- מנחה: אחראי על ניהול הישיבה, שמירה על הזמן, ווידוא שכולם משתתפים.
- רשם: אחראי על תיעוד ההחלטות והפעולות.
- משתתפים: אחראים על הכנה מראש, השתתפות פעילה, ושיתוף רעיונות.
5. כללי יסוד - "המשחק משוחק לפי החוקים"
הגדירו כללי יסוד לישיבות:
- כבוד הדדי - הקשבה אחד לשני, בלי הפרעות.
- פתיחות - שיתוף רעיונות, גם אם הם נראים מוזרים בהתחלה.
- מיקוד - שמירה על הנושא המרכזי, בלי סטיות.
- אחריות - לקיחת אחריות על הפעולות שהוגדרו.
6. מעקב - "מה שהתחיל צריך להסתיים"
אחרי כל ישיבה, שלחו סיכום עם ההחלטות והפעולות. ודאו שיש מעקב על ביצוע הפעולות.
- פרקטל המשמעות: השיחה הזו על מעקב אחרי פעולות היא לא רק על וידוא שהדברים נעשים. היא על יצירת תרבות של אחריות, על בניית אמון, ועל הפיכת מילים למעשים.
7. תרבות של משוב - "ההשתפרות לעולם לא נעצרת"
בקשו משוב מהמשתתפים על הישיבות. מה עבד טוב? מה אפשר לשפר?
- גישת המשוב התלת-שלבית:
מה עבד טוב?
מה אפשר לשפר?
* מה היית עושה אחרת?
הפרוטוקול הזה לא מושלם. הוא דורש התאמות לכל ארגון, לכל צוות, ולכל ישיבה. אבל הוא נקודת התחלה מצוינת להפוך את הישיבות שלך למנוע צמיחה.
אני יודע שזה נשמע הרבה, אבל תזכור: גיוס כספים דומה לכיוון תזמורת. לא מספיק שכל הנגנים מוכשרים, הם צריכים לנגן באותו קצב, באותו טון, ובדיוק ברגע הנכון. ובתור המנצח, אתה צריך להכיר את הפרטיטורה לפני ולפנים. ולישיבות יש חלק מרכזי ביצירת הרמוניה.
עכשיו אני רוצה לשאול אותך: איזה צעד קטן אתה יכול לעשות כבר מחר כדי להפוך את הישיבות שלך ליעילות יותר? שתף אותי בתגובות.
נועם אבירי הוא מומחה מוביל בתחום גיוס הכספים, יועץ ומנטור למגייסי כספים וארגונים ללא מטרות רווח בישראל. הוא משלב ידע תיאורטי מעמיק עם ניסיון מעשי עשיר ואפקטיבי בשטח, ותובנות חדשניות שפיתח בעצמו.