האמת היא שהרעיון ל"לוח האסטרטגי" צמח מתוך תסכול אישי. עבדתי על קמפיין גיוס מורכב עם כל כך הרבה חלקים נעים, עד שמצאתי את עצמי טובע בתוך גיליונות אקסל ורשימות אינסופיות. הרגשתי שאני מפספס את התמונה הגדולה, שאני לא באמת שולט באסטרטגיה. זה היה הרגע שבו אמרתי לעצמי: "חייבת להיות דרך ויזואלית יותר לנהל את הכאוס הזה."
אז, מה זה בעצם ה"לוח האסטרטגי"? תארו לעצמכם לוח שנה ענק, אבל במקום תאריכים יש בו את כל מרכיבי האסטרטגיה שלכם: קהלי יעד, מסרים, ערוצי תקשורת, יעדים כספיים, מדדי הצלחה, ואפילו רגעי משבר פוטנציאליים. הכל פרוס מול העיניים, בצבעים, עם חיצים, עם תמונות. זה לא רק לוח שנה – זה מרכז השליטה של האסטרטגיה שלכם.
הלוח האסטרטגי הוא כלי ויזואלי שמאפשר לתכנן ולעקוב אחר אסטרטגיית גיוס מורכבת בצורה הוליסטית, תוך שימוש בתבנית גאנט מודרנית. הוא עוזר למגייסים לא רק לעקוב אחר משימות, אלא גם להבין את הקשרים ביניהן ולזהות צווארי בקבוק פוטנציאליים.
איך הלוח האסטרטגי עובד - העיקרון שמאחורי הכאוס
אני יודע, זה נשמע קצת מופשט. אז הנה איך זה עובד בפועל, עם "עדשת המיקרוסקופ" המפורסמת שלי:
1. מיפוי הקהלים: מי הם התורמים הפוטנציאליים שלכם? מה מניע אותם? מה הם מחפשים? (העומק שמתחת לעומק) צבעו כל קהל בצבע אחר – זה יהפוך את הלוח ליותר אינטואיטיבי.
2. בניית ציר הזמן: הגדירו את משך הקמפיין שלכם – חודש, רבעון, שנה. פרסו את הלוח לאורך ציר הזמן, וחלקו אותו לשבועות או חודשים, בהתאם לצורך.
3. הגדרת מטרות ויעדים: מה אתם רוצים להשיג? כמה כסף אתם צריכים לגייס? כמה תורמים חדשים אתם רוצים לגייס? רשמו את היעדים האלה בבירור על הלוח.
4. תכנון פעילויות: אילו פעילויות תצטרכו לבצע כדי להגיע ליעדים שלכם? (לדוגמה: פגישות עם תורמים, כנסים, קמפיינים דיגיטליים, אירועי התרמה). רשמו כל פעילות על פתק צבעוני (בהתאם לקהל היעד שלה), והצמידו אותה ללוח במועד הרלוונטי.
5. יצירת תלות הדדית: חברו את הפתקים עם חיצים, כדי להראות את התלות בין הפעילויות השונות. לדוגמה, פגישה מוצלחת עם תורם א' עשויה להוביל לתרומה גדולה יותר בתום הקמפיין.
6. מעקב ובקרה: עקבו אחר התקדמות הפעילויות שלכם באופן שוטף. עדכנו את הלוח עם תוצאות, תובנות, ושינויים. (הקשבה שלישית)
7. שימוש בגרפים ויזואליים: הוסיפו גרפים ויזואליים ללוח, כדי להציג את התקדמותכם לעבר היעדים. גרף עוגה שמראה את חלוקת התרומות לפי קהלי יעד, או גרף קו שמראה את ההכנסות לאורך זמן.
8. הכנה לתרחישים: חשבו על תרחישים פסימיים ואופטימיים. מה יקרה אם תתקלו בכישלון? מה יקרה אם תעברו את היעד? תכננו מראש תגובות לתרחישים האלה, ורשמו אותן על הלוח.
9. שילוב דיגיטלי: צלמו את הלוח, והעלו אותו לקובץ דיגיטלי משותף עם צוות הגיוס שלכם. כך כולם יוכלו לעקוב אחר ההתקדמות, גם מרחוק.
הינה משהו שגיליתי אחרי שנים של עבודה בתחום: גיוס כספים הוא לא רק עבודה של מכירות, אלא תהליך של בניית מערכות יחסים. והלוח האסטרטגי הוא כלי שמזכיר לכם את זה כל הזמן.
למה זה עובד? "המראה הכפולה"
השאלה היא למה הלוח הזה עובד כל כך טוב? אני מאמין שהתשובה טמונה בשילוב של כמה עקרונות פסיכולוגיים:
- ויזואליזציה: המוח שלנו מעבד מידע ויזואלי הרבה יותר מהר ממידע טקסטואלי. לוח ויזואלי עוזר לנו להבין את התמונה הגדולה, לזהות דפוסים, ולקבל החלטות מושכלות יותר.
- תחושת שליטה: כשכל מרכיבי האסטרטגיה פרוסים מול העיניים, אנחנו מרגישים שאנחנו שולטים במצב. זה נותן לנו ביטחון עצמי, ומפחית חרדה.
- מעורבות: הלוח האסטרטגי הוא כלי אינטראקטיבי, שדורש מאיתנו להיות מעורבים באופן פעיל בתהליך התכנון והמעקב. זה מגביר את המוטיבציה שלנו, ואת הנכונות שלנו להשקיע מאמץ.
- תקשורת: הלוח האסטרטגי הוא כלי תקשורת מצוין, שמאפשר לנו להעביר את האסטרטגיה שלנו לצוות הגיוס, לוועד המנהל, ולתורמים פוטנציאליים בצורה ברורה ומשכנעת.
הניצחון הקטן - דוגמה אישית
אני יכול לתת לכם עשרות דוגמאות לאיך הלוח האסטרטגי עזר לי להצליח בגיוס כספים. אבל אספר לכם על אחד קטן במיוחד, שבדיעבד עשה את ההבדל בין קמפיין כושל לקמפיין מוצלח.
עבדתי עם ארגון שמטפל בנוער בסיכון. המטרה הייתה לגייס 200,000 ש"ח כדי לממן תוכנית חדשה. התחלנו לעבוד עם הלוח האסטרטגי, מיפינו את קהלי היעד, תכננו את הפעילויות, והצמדנו הכל ללוח. אבל אחרי שבועיים, הבנו שמשהו לא עובד. לא הצלחנו להגיע לתורמים הנכונים, המסרים שלנו לא היו מספיק חדים, והצוות היה מתוסכל.
במקום להיכנע, החלטנו לעצור הכל, ולהסתכל על הלוח מחדש. ואז ראיתי את זה: כל הפתקים הצבעוניים היו מרוכזים בצד אחד של הלוח. הבנתי שאנחנו מתמקדים רק בקהל יעד אחד, ומתעלמים מקהלים אחרים.
שינינו את האסטרטגיה, התחלנו לפנות לקהלים חדשים, שיפרנו את המסרים, ופתאום הכל התחיל לזרום. בסוף הקמפיין, לא רק שהגענו ליעד, אלא גם עברנו אותו ב-30%.
אותו לוח שניהלתי אותו - ניהל אותי. "הצעד האלגנטי"
ה"עומק שמתחת לעומק"
בסופו של דבר, הלוח האסטרטגי הוא לא רק כלי ויזואלי. הוא כלי שמזכיר לכם את המשמעות האמיתית של גיוס כספים: ליצור קשר בין אנשים שרוצים לעשות טוב בעולם, לבין ארגונים שעושים את זה בפועל. כשאנחנו מבינים את העומק הזה, אנחנו מגייסים כספים לא רק בראש, אלא גם בלב.
אז השאלה שנשארת איתי היא זו: מה האסטרטגיה הבאה שלך, ואיך הלוח האסטרטגי יכול לעזור לך להפוך אותה למציאות?
אני, נועם אבירי, מומחה לגיוס כספים ויועץ לארגונים ללא מטרות רווח, מלווה ארגונים ויחידים להשגת יעדי גיוס שאפתניים באמצעות כלים ושיטות חדשניות, תוך התמקדות בבניית מערכות יחסים ארוכות טווח עם תורמים.