השעה הייתה 03:17 לפנות בוקר, ואני בוהה במסך, עייף אבל נחוש. ניסיתי להבין איך לקחת את העקרונות של תכנון ייצור אופטימלי, את אותם תהליכים מוקפדים שמובילים לייצור חלק ויעיל של מוצרים, ולהטמיע אותם במחלקת הגיוס שלנו. נשמע מטורף? אולי. אבל משהו בתחושת הבטן שלי אמר לי שאני על משהו גדול.
יום לפני, מנכ"לית הארגון התלוננה שוב על כך שאנחנו מבזבזים זמן יקר על מועמדים לא מתאימים, שהתהליך ארוך מדי, ושבסוף אנחנו מתפשרים על כישורים רק כדי לסגור משרות. זה צרב לי. ידעתי שהיא צודקת. הרגשתי את התסכול שלה. ואז, זה הכה בי – הרי אני עובד עם מפעלים כל הזמן, אני מייעל להם את תהליכי הייצור, מוריד להם עלויות, מגדיל להם רווחים! למה שלא אעשה את אותו הדבר אצלנו בגיוס?
עכשיו, אני יודע שאתה חושב: "נועם, גיוס זה לא מפעל, זה אנשים! אתה לא יכול להתייחס למועמדים כמו ברגים!". ואתה צודק. אבל שם בדיוק טמונה הגאונות – לא מדובר בלייעל את המועמד, אלא לייעל את התהליך. לייצר תהליך גיוס חלק, יעיל ונטול בזבוז משאבים, בדיוק כמו בפס ייצור.
אני נועם אבירי, מומחה-על בגיוס כספים. מעל 15 שנה אני מלווה ארגונים ללא מטרות רווח בישראל, עוזר להם למצוא את התורמים הנכונים ולגייס את המשאבים שהם צריכים כדי לשנות את העולם. ראיתי הכל, עשיתי הכל, ונכשלתי לא מעט. אבל הכישלונות האלה לימדו אותי יותר מכל הצלחה.
לפני שאצלול לתוך הפרטים, אני רוצה להבהיר משהו: גיוס כספים, בדיוק כמו גיוס עובדים, הוא בראש ובראשונה מערכת יחסים. זה אמון, זה הקשבה, זה חיבור אנושי. אבל זה לא אומר שאנחנו יכולים להרשות לעצמנו לבזבז זמן יקר על תהליכים לא יעילים.
אז איך עושים את זה? איך לוקחים עקרונות של תכנון ייצור אופטימלי ומיישמים אותם בגיוס? הנה כמה תובנות מרכזיות:
1. מיפוי התהליך – איפה צוואר הבקבוק?
בדיוק כמו במפעל, הדבר הראשון שעשינו היה למפות את כל תהליך הגיוס שלנו – משלב פרסום המשרה ועד לקליטת העובד. כל שלב, כל פעולה, כל מעורב. ואז, התחלנו לחפש צווארי בקבוק – את אותם מקומות בהם התהליך מתעכב, מתארך או פשוט לא עובד טוב.
גילינו, למשל, שחלק גדול מהזמן שלנו הולך על מיון קורות חיים של מועמדים לא מתאימים. למה? כי אנחנו לא מגדירים בצורה מספיק ברורה את הדרישות של המשרה. בדיוק כמו שמפעל לא ייצר חלקים שלא מתאימים למכונה, אנחנו צריכים לוודא שאנחנו מושכים רק מועמדים שיש להם את הכישורים והניסיון שאנחנו באמת צריכים.
השיטה: "עדשת המיקרוסקופ". התמקדתי בנקודות המפנה – מתי מועמד נושר? מתי מתקבלת החלטה? ומה קורה שם בדיוק?
2. סטנדרטיזציה – שיטות עבודה אחידות
אחד העקרונות המרכזיים בתכנון ייצור הוא סטנדרטיזציה – שיטות עבודה אחידות שמבטיחות איכות ויעילות. גם בגיוס, זה קריטי.
החלטנו ליצור טמפלטים אחידים לתיאורי משרה, שאלות מפתח לראיונות, וטבלאות השוואה בין מועמדים. זה אולי נשמע פשוט, אבל זה עשה הבדל עצום. פתאום, היה לנו קנה מידה אחיד להשוואה בין מועמדים, והיינו יכולים לקבל החלטות בצורה מהירה ואובייקטיבית יותר.
זוכר את "הקול הפנימי המשולב"? תוך כדי בניית הטמפלטים, שאלתי את עצמי – מה אני באמת מחפש במועמד? לא רק מה כתוב בקורות החיים, אלא מה התחושה שלי לגביו? ואיך אני יכול לוודא שאני מקבל את התחושה הזו מכל מראיין?
3. אוטומציה – טכנולוגיה לטובתנו
בעולם הייצור, אוטומציה היא שם המשחק. רובוטים עושים את העבודה השחורה, ומאפשרים לעובדים להתמקד בדברים החשובים באמת. גם בגיוס, אנחנו יכולים להשתמש בטכנולוגיה כדי לייעל תהליכים ולחסוך זמן.
התחלנו להשתמש במערכת לניהול מועמדים (ATS) שאפשרה לנו לסנן קורות חיים בצורה אוטומטית, לתזמן ראיונות בקלות, ולעקוב אחרי התקדמות המועמדים בתהליך. זה חסך לנו שעות של עבודה ידנית, ואיפשר לנו להתמקד במועמדים המתאימים ביותר.
אל תפחד מטכנולוגיה, היא לא הולכת להחליף אותך. היא הולכת לעזור לך להיות מגייס טוב יותר.
4. מדידה – מה שלא נמדד, לא משתפר
בדיוק כמו במפעל שמודד את כמות המוצרים שהוא מייצר, גם אנחנו צריכים למדוד את האפקטיביות של תהליך הגיוס שלנו.
התחלנו לעקוב אחרי מדדים כמו זמן גיוס ממוצע, עלות גיוס לעובד, ואחוז עובדים שעוברים את תקופת הניסיון בהצלחה. הנתונים האלה נתנו לנו תמונה ברורה של מה עובד ומה לא, ואיפשרו לנו לקבל החלטות מושכלות יותר לגבי שיפור התהליך.
"פרקטל המשמעות" בפעולה: המדידה לא הייתה רק על מספרים, היא הייתה על מה המספרים מייצגים. על איכות המועמדים, על החוויה שלהם, על ההשפעה שלהם על הארגון.
5. שיפור מתמיד – אין דבר כזה מושלם
גם אחרי שהטמענו את כל השינויים האלה, ידענו שהעבודה לא נגמרה. בדיוק כמו במפעל שמחפש כל הזמן דרכים לשפר את הייצור שלו, גם אנחנו צריכים לשאוף לשיפור מתמיד בתהליך הגיוס שלנו.
התחלנו לערוך סקרי שביעות רצון בקרב מועמדים ועובדים חדשים, כדי לקבל משוב על התהליך. השתמשנו במשוב הזה כדי לבצע שיפורים קטנים ומתמידים, ולוודא שאנחנו כל הזמן משתפרים.
השיטה: "תמונות מילוליות חדות". אני מנסה לדמיין את חווית המועמד – מה הוא רואה, שומע, מרגיש? ואז, אני שואל את עצמי – איך אני יכול להפוך את החוויה הזו לחיובית ומשמעותית יותר?
אני רוצה לשתף אתכם במשהו שלמדתי בדרך הקשה: גיוס כספים, בדיוק כמו גיוס עובדים, הוא לא מדע מדויק. זה אמנות. זה עניין של יצירת קשרים, של אמון, של הבנה. אבל זה לא אומר שאנחנו יכולים להרשות לעצמנו לבזבז זמן יקר על תהליכים לא יעילים.
הטמעת העקרונות של תכנון ייצור אופטימלי במחלקת הגיוס שלנו לא הפכה אותנו למכונות. היא הפכה אותנו ליעילים יותר, ממוקדים יותר, ואנושיים יותר. היא אפשרה לנו להתמקד בדברים החשובים באמת – באנשים.
אז מה הצעד הבא שלך? איזה צוואר בקבוק אתה הולך לתקוף היום? איזה שיפור קטן אתה יכול לעשות כדי להפוך את תהליך הגיוס שלך ליעיל יותר?
אני נועם אבירי, ואני כאן כדי לעזור לך.
אני מזמין אותך לשתף אותי בטיפים שלך, בתגובות שלך, ובשאלות שלך. יחד, אנחנו יכולים לשנות את עולם גיוס הכספים.
בברכה,
נועם אבירי
נ.ב. אם הגעת עד לכאן, סימן שאתה רציני. צור איתי קשר, ואקדיש לך 30 דקות של ייעוץ אישי בחינם. כי אני מאמין שאנחנו יכולים לעשות דברים גדולים ביחד.
אני מומחה לגיוס כספים עם ניסיון של למעלה מ-15 שנה בליווי ארגונים ללא מטרות רווח בישראל. פיתחתי את "שיטת הסולם הדינמי" להעלאת תורמים במדרגות תרומה ואת "מודל המעגלים המתרחבים" להרחבת מעגל התורמים דרך קשרים קיימים. אני משלב ידע מעמיק בפסיכולוגיה של נתינה עם טכניקות תקשורת מתקדמות, ומאמין שגיוס כספים הוא בראש ובראשונה מערכת יחסים.