השעה הייתה 03:17 לפנות בוקר כשקמתי בבהלה משינה. לא סיוט, אלא תובנה טורדנית שפשוט לא הניחה לי לחזור לישון. הבנתי שאני חייב לשנות משהו באופן קיצוני בסביבת העבודה שלנו. מדוע? כי ראיתי שצוות הגיוס המוכשר שלי, למרות כל הידע והניסיון, פשוט לא מצליח לשתף פעולה באמת, להתייעץ בצורה חופשית וליצור סינרגיה אמיתית. חשבתי לעצמי: "הם עובדים בחדרים סמוכים, יש להם פגישות צוות קבועות – מה עוד אפשר לעשות?". ואז הבנתי - זה לא מספיק. המרחב הפיזי שלנו, בלי ששמנו לב, חונק את היצירתיות ואת שיתוף הפעולה.
אני נועם אבירי, מגייס כספים כבר יותר מ-15 שנה, יועץ ומנטור לארגונים ללא מטרות רווח. ראיתי כבר הכל, מהקמת מוקדי תרומות מאולתרים במחסנים ועד משרדים מפוארים עם נוף לים. אבל מה שלמדתי על בשרי הוא שאין קשר ישיר בין היוקרה של המשרד לבין האפקטיביות של הצוות. הפוסט הזה הוא לא על עיצוב יוקרתי, אלא על עיצוב אפקטיבי.
בפוסט הזה, אספר לכם איך הפכנו משרד מנוכר למרחב עבודה שוקק חיים, שבו שיתוף הפעולה פורח, ההתייעצות היא טבעית והיצירתיות נמצאת בשיאה. זה לא היה קל, דרש הרבה ניסוי וטעייה, אבל התוצאות היו שוות כל מאמץ.
מה שהאמנו פעם: טעויות העיצוב הנפוצות שפגעו בשיתוף הפעולה
פעם חשבתי שהעיקר הוא שלכל אחד יהיה מרחב עבודה נוח, עם שולחן מרווח, כיסא ארגונומי ומסך גדול. טעות! גיליתי שהפרטיות המוגזמת הזו יוצרת בידוד. אנשים מסתגרים בעולמם, חוששים להפריע אחד לשני, ומאבדים את הניצוץ של שיתוף הפעולה הספונטני. הנה כמה טעויות נפוצות שראיתי שוב ושוב:
- תאים סגורים: "החדר שלי הוא המבצר שלי" – הגישה הזו מונעת שיחות ספונטניות, שיתוף רעיונות ופתרון בעיות בזמן אמת.
- חדרי ישיבות סטריליים: חדרי ישיבות רשמיים מדי יוצרים אווירה לוחצת ולא מעודדים דיון פתוח ויצירתי.
- מטבחון מרוחק: מטבחון שנמצא בקצה השני של המשרד הופך למקום פונקציונלי בלבד ולא למרחב חברתי שבו אנשים יכולים להירגע, לדבר ולהחליף רעיונות.
- אזורי מנוחה לא מזמינים: פינות ישיבה לא נוחות או לא אסתטיות לא מזמינות אנשים לקחת הפסקה קצרה, להירגע ולטעון מצברים.
שיטת "המראה הכפולה": איך ראינו את המשרד דרך העיניים של הצוות
אחרי שהבנתי שאני חייב לשנות גישה, החלטתי לעשות משהו קצת משוגע: שאלתי את הצוות מה הם היו משנים במשרד. לא סתם שאלתי - ערכתי סדרה של סדנאות "חשיבה הפוכה", שבהן ביקשתי מהם לדמיין שהם מעצבי פנים וקיבלו תקציב בלתי מוגבל כדי ליצור את סביבת העבודה המושלמת. התוצאות היו מדהימות. גיליתי שהצוות שלי ממש רעב ליצור מקום עבודה שהוא יותר מסתם "מקום עבודה".
אחת המשתתפות בסדנה, יעל, אמרה משהו ששינה לי את כל התפיסה: "אני רוצה להרגיש שאני נכנסת לסטארטאפ, לא למשרד ממשלתי". הבנתי שהיא צודקת. גיוס כספים דורש יצירתיות, גמישות וחשיבה מחוץ לקופסה - וסביבת העבודה שלנו פשוט לא שיקפה את זה.
שיטת "הסולם הדינמי": איך יצרנו מרחב עבודה גמיש ומשתנה
הבסיס לתהליך השינוי היה הבנה שאין פתרון אחד שמתאים לכולם. מה שעובד עבור אדם אחד, עלול להפריע לאחר. לכן, החלטנו ליצור מרחב עבודה מודולרי, שניתן להתאים אותו לצרכים המשתנים של הצוות.
- אזורי עבודה משותפים: יצרנו מספר אזורי עבודה פתוחים, שבהם אנשים יכולים לעבוד יחד על פרויקטים משותפים, להחליף רעיונות ולהתייעץ אחד עם השני.
- חדרי ישיבות גמישים: הפכנו את חדרי הישיבות למרחבים רב-תכליתיים, שניתן להשתמש בהם לפגישות רשמיות, סדנאות יצירתיות או סתם מקום שקט לעבוד בו לבד.
- פינות ישיבה לא פורמליות: הוספנו פינות ישיבה נוחות ומזמינות, שבהן אנשים יכולים לשבת, להירגע ולדבר אחד עם השני באווירה נינוחה.
- לוח מחיק ענק: תלינו לוח מחיק ענק באזור המרכזי של המשרד, שבו אנשים יכולים לשרבט רעיונות, לשתף תובנות ולעורר דיונים ספונטניים.
"העומק שמתחת לעומק": השפעת העיצוב על הפסיכולוגיה של הצוות
השינוי הפיזי במרחב העבודה היה רק ההתחלה. הדבר המדהים ביותר היה לראות איך השינוי הזה השפיע על הפסיכולוגיה של הצוות. אנשים התחילו לתקשר יותר, לשתף רעיונות בצורה חופשית יותר, ולהרגיש חלק ממשהו גדול יותר.
- תחושת שייכות: המרחב המשותף יצר תחושת שייכות וגאוות יחידה. אנשים התחילו להרגיש יותר מחוברים למקום העבודה שלהם וזה לזה.
- ביטחון עצמי: האווירה הפתוחה והתומכת עודדה אנשים לקחת סיכונים, לשתף רעיונות לא שגרתיים ולהביע את דעתם בלי חשש.
- יצירתיות: השילוב של מרחבים שונים, גירויים ויזואליים ושיחות ספונטניות הוביל לפריחה של רעיונות חדשים ופתרונות יצירתיים.
אחת הטכניקות המרכזיות ששילבנו הייתה "עדשת המיקרוסקופ" – לעצור רגע, להתבונן בדקויות של האינטראקציות בין הצוות במרחב החדש, ולזהות דפוסים שמעידים על שינוי חיובי. למשל, שמתי לב שחברי הצוות התחילו להשתמש בלוח המחיק הענק כדי לפתור בעיות ביחד, במקום לשלוח מיילים ארוכים ומסורבלים.
הצעד האלגנטי: איך לבצע שינוי משמעותי בתקציב מוגבל
אני יודע מה אתם חושבים: "כל זה נשמע נהדר, אבל אין לנו תקציב לעיצוב מחדש של המשרד". אתם צודקים, גם לנו לא היה תקציב גדול. אבל גיליתי שאפשר לבצע שינויים משמעותיים גם בתקציב מוגבל.
- ריהוט יד שנייה: חיפשנו ריהוט יד שנייה במצב טוב, שניתן לחדש ולצבוע מחדש.
- אמנות DIY: ביקשנו מהצוות ליצור יצירות אמנות קטנות, שיהפכו את המשרד למקום אישי ויצירתי יותר.
- צמחייה: הוספנו צמחים ירוקים, שמכניסים אווירה רעננה ומרגיעה למשרד.
- תאורה נכונה: החלפנו את התאורה הפלורסנטית המעייפת בתאורה חמה ונעימה יותר.
מה הלאה?
עיצוב סביבת עבודה שתומכת בשיתוף פעולה והתייעצות היא תהליך מתמשך. אנחנו ממשיכים לנסות דברים חדשים, לבדוק מה עובד ומה לא, וללמוד מהניסיון שלנו.
אם גם אתם רוצים ליצור סביבת עבודה שתעודד שיתוף פעולה והתייעצות, אני מזמין אתכם לשתף אותי בטיפים ובחוויות שלכם. אילו שינויים עשיתם במרחב העבודה שלכם? מה עבד ומה לא? אני מאמין שביחד נוכל ליצור סביבות עבודה טובות יותר, אפקטיביות יותר ומהנות יותר. אז השאלה שנשארת איתי היא זו: איזה "שינוי קטן" אתה מוכן לעשות השבוע כדי להפוך את סביבת העבודה שלך למקום שבו אנשים באמת רוצים להיות?
*
אני נועם אבירי, מומחה לגיוס כספים, יועץ ומנטור למגייסי כספים וארגונים ללא מטרות רווח בישראל. אני משלב ידע תיאורטי מעמיק עם ניסיון מעשי עשיר ואפקטיבי בשטח. פיתחתי את "שיטת הסולם הדינמי" - מתודולוגיה להעלאת תורמים במדרגות תרומה, ואת "מודל המעגלים המתרחבים" - שיטה להרחבת מעגל התורמים דרך קשרים קיימים. אני מזמין אתכם ליצור איתי קשר כדי להעצים את גיוס הכספים שלכם.