השעה הייתה 03:17 לפנות בוקר. אחרי שבוע מטורף של פגישות, טלפונים ומצגות, מצאתי את עצמי בוהה במסך, מנסה להבין איך לעשות סדר בבלגן. היו לי עשרות פרויקטים, מאות תורמים פוטנציאליים, ואפס זמן פנוי. המחשבה הראשונה שחלפה בראשי הייתה "אני צריך עוד אנשים!", אבל אז נזכרתי בשיעור שלמדתי על בשרי כמה פעמים: הבעיה היא לא בכמות המשאבים, אלא באיך שאנחנו משתמשים בהם.
ואז זה היכה בי: מטריצת הקצאת המשאבים. כלי פשוט לכאורה, אבל עם עוצמה מדהימה. זה לא רק טבלה באקסל; זה משנה את הדרך בה אתם חושבים על גיוס כספים. זה הופך את האינטואיציה שלכם לנתונים, את התחושות בטן לחישובים מדויקים, ואת הכאוס לסדר מופתי. אספר לכם איך גיליתי אותה ומדוע גדולי מגייסי הכספים בישראל שומרים אותה לעצמם.
אני נועם אבירי, יועץ ומנטור למגייסי כספים וארגונים ללא מטרות רווח. במשך שנים, ראיתי מגייסי כספים מוכשרים קורסים תחת הנטל, בוערים בעבודה, ומפספסים את היעדים שלהם. למה? כי הם לא יודעים להגיד "לא". הם מפזרים את האנרגיה שלהם על כל דבר, במקום להתמקד במה שבאמת מניב תוצאות.
אז איך המטריצה הזו עובדת, ולמה היא כל כך חשובה? בואו נצלול פנימה, אבל קודם כל – קחו נשימה עמוקה. אנחנו הולכים לצלול לעומק של הקצאת משאבים אפקטיבית, ואני מבטיח לכם שזה הולך להיות מסע שישנה את האופן שבו אתם עובדים.
מהי מטריצת הקצאת משאבים ולמה אתם צריכים אותה?
בבסיסה, מטריצת הקצאת משאבים היא כלי פשוט שמטרתו לעזור לכם לקבל החלטות מושכלות לגבי איך להשקיע את הזמן, הכסף והאנרגיה שלכם בפעילויות גיוס שונות. היא מאפשרת לכם לראות בצורה ברורה ושיטתית את התועלת הפוטנציאלית של כל פעילות מול המאמץ הנדרש.
- הגדרה: מטריצה גרפית (בדרך כלל טבלה) שממפה פעילויות גיוס שונות על פי שני צירים מרכזיים: פוטנציאל השפעה (התרומה הפוטנציאלית) ומאמץ נדרש (זמן, כסף, משאבים אנושיים).
- למה זה חשוב: רובנו פועלים על אוטומט. אנחנו עושים את מה שתמיד עשינו, או את מה שנדמה לנו שנכון לעשות. אבל האמת היא, שחלק גדול מהפעילויות שלנו מבזבזות לנו זמן יקר, ומניבות תוצאות דלות. המטריצה מאפשרת לנו לעצור, לחשוב, ולתכנן בצורה אסטרטגית.
- העומק שמתחת לעומק: זה לא רק על יעילות. זה על פוקוס. כשאנחנו יודעים בדיוק איפה הכי כדאי לנו להשקיע את האנרגיה שלנו, אנחנו הופכים להיות הרבה יותר אפקטיביים, יצירתיים וממוקדים.
בונים את המטריצה: צעד אחר צעד
אוקיי, אז איך אנחנו בונים את הדבר הזה? זה פשוט יותר ממה שאתם חושבים.
1. רשימת הפעילויות: התחילו בלרשום את כל הפעילויות שאתם מבצעים כרגע, או מתכננים לבצע, בתחום גיוס הכספים. לדוגמא: כתיבת מענקים, פגישות עם תורמים, אירועי התרמה, קמפיינים דיגיטליים, ועוד.
2. הציר האנכי – פוטנציאל השפעה: עבור כל פעילות, העריכו את פוטנציאל ההשפעה שלה מבחינת גיוס כספים. האם הפעילות הזו יכולה להניב תרומות גדולות? האם היא יכולה לחזק את מערכות היחסים עם התורמים? האם היא יכולה למשוך תורמים חדשים? תנו לכל פעילות ציון מ-1 עד 10, כאשר 10 מייצג פוטנציאל השפעה גבוה במיוחד.
3. הציר האופקי – מאמץ נדרש: עבור כל פעילות, העריכו את המאמץ הנדרש מבחינת זמן, כסף ומשאבים אנושיים. האם הפעילות הזו דורשת הרבה זמן הכנה? האם היא יקרה? האם היא דורשת צוות גדול? שוב, תנו לכל פעילות ציון מ-1 עד 10, כאשר 10 מייצג מאמץ גבוה במיוחד.
4. המפה הוויזואלית: ציירו מטריצה עם שני צירים – פוטנציאל השפעה (ציר אנכי) ומאמץ נדרש (ציר אופקי). מפו את כל הפעילויות שלכם על המטריצה, בהתאם לציונים שנתתם להן.
5. הניתוח וההחלטות: זה השלב החשוב ביותר. הסתכלו על המטריצה ושאלו את עצמכם את השאלות הבאות:
אילו פעילויות נמצאות ברביע העליון השמאלי (פוטנציאל השפעה גבוה, מאמץ נדרש נמוך)? אלה הפעילויות שאתם צריכים להתמקד בהן.
אילו פעילויות נמצאות ברביע התחתון הימני (פוטנציאל השפעה נמוך, מאמץ נדרש גבוה)? אלה הפעילויות שאתם צריכים לשקול להפסיק לבצע.
* אילו פעילויות נמצאות ברביעים האחרים? כאן אתם צריכים לשקול בזהירות את העלויות מול התועלת.
מקרה בוחן: איך המטריצה הצילה לי מיליון שקל
לפני כמה שנים, עבדתי עם ארגון גדול שרצה להגדיל את ההכנסות שלו במיליון שקל. הם חשבו שהפתרון הוא להגדיל את מספר אירועי ההתרמה שהם מקיימים. הם השקיעו המון זמן, כסף ואנרגיה באירועים האלה, אבל התוצאות היו מאכזבות.
הצעתי להם לבנות מטריצת הקצאת משאבים. כשהם מיפו את כל הפעילויות שלהם, הם גילו שאירועי ההתרמה נמצאים ברביע התחתון הימני – פוטנציאל השפעה נמוך, מאמץ נדרש גבוה. הם הבינו שהם משקיעים את המשאבים שלהם במקום הלא נכון.
הם החליטו להפסיק להשקיע באירועי התרמה, ולהתמקד בפגישות אישיות עם תורמים גדולים – פעילות שנמצאה ברביע העליון השמאלי. הם השקיעו יותר זמן בהיכרות מעמיקה עם התורמים, בהבנת הצרכים שלהם, ובהתאמת ההצעות שלהם לערכים שלהם. התוצאה? הם לא רק השיגו את היעד שלהם, אלא גם בנו מערכות יחסים חזקות יותר עם התורמים שלהם.
טיפים מתקדמים לשימוש במטריצה
- הקשבה השלישית: אל תסתמכו רק על נתונים יבשים. הקשיבו לאינטואיציה שלכם, ולתחושות הבטן שלכם. לפעמים, המספרים לא מספרים את כל הסיפור.
- שיטת המראה המנטלית: נסו לראות את הפעילויות שלכם דרך העיניים של התורמים. מה הם חושבים על הפעילויות האלה? מה הם רואים בהן?
- הסולם הדינמי: אל תתקעו עם אותה מטריצה לנצח. העולם משתנה, הצרכים משתנים, והפעילויות שלכם צריכות להשתנות בהתאם. תבחנו מחדש את המטריצה שלכם כל כמה חודשים, ותבצעו את ההתאמות הנדרשות.
אז מה עושים עכשיו? קחו דף נייר, פתחו את האקסל, ותתחילו לבנות את המטריצה שלכם. זה לא חייב להיות מושלם בהתחלה. העיקר שתתחילו לחשוב בצורה אסטרטגית על איך אתם משקיעים את המשאבים שלכם.
אני יודע שזה יכול להיות מפחיד לשנות את הדרך שבה אתם עובדים. אבל אני מבטיח לכם, זה שווה את זה. המטריצה האסטרטגית יכולה לעזור לכם להשיג את היעדים שלכם, להגדיל את ההכנסות שלכם, ולהפוך למגייסי כספים אפקטיביים ומסופקים יותר.
איזה "בלתי אפשרי" אתם מוכנים להפוך לאפשרי השבוע? שתפו אותי בתגובות!
אני נועם אבירי, ואני כאן כדי לעזור לכם לשנות את העולם, תרומה אחת בכל פעם.