השעה הייתה 11 בלילה. ישבתי מול המחשב, מותש מפגישות גיוס כספים אינסופיות, כשהמייל הזה נחת בתיבה שלי: "נועם, אני מעריך את המאמצים שלך, אבל אני לא רואה שיפור בביצועים של הצוות. אנחנו צריכים לדבר". זה היה המנכ"ל, והאמת? הוא צדק. צוות גיוס הכספים שלי היה תקוע. אבל במקום להרים ידיים, החלטתי לנסות משהו אחר – משהו שהפך מאז לאבן יסוד בכל ארגון שאני מייעץ לו: מעגל משוב מתמיד.
אני נועם אבירי, יועץ ומנטור למגייסי כספים וארגונים ללא מטרות רווח, ומהניסיון שלי, כשלים בגיוס כספים לרוב לא נובעים מחוסר ידע, אלא מחוסר תקשורת. שנים פיתחתי מודלים ושיטות גיוס שונות, כמו "שיטת הסולם הדינמי" ו"מודל המעגלים המתרחבים", אבל עם הזמן הבנתי שמערכות יחסים חזקות הן הבסיס להכל. ומה מחזק מערכות יחסים יותר ממשוב הדדי כנה ואמיתי?
במאמר הזה, אספר לכם איך יצרנו תרבות של משוב הדדי בצוות שלי – תרבות שהפכה את הקבוצה המתוסכלת והתקועה הזו למכונת גיוס משומנת. אתם תגלו את הצעדים המעשיים, את המכשולים שניצבים בפניכם, ואת התובנות שלמדתי בדרך. בואו נתחיל.
למה משוב מסורתי לא עובד
לפני שניכנס לפרקטיקה, חשוב להבין למה שיטות המשוב המקובלות לרוב לא עובדות. רוב הארגונים מסתמכים על הערכות שנתיות או רבעוניות, שהן לרוב פורמליות מדי, לא ספונטניות ולא רלוונטיות לבעיות היומיומיות של הצוות. זה כמו לתת תרופה אחרי שהמחלה כבר החלימה.
הנה האמת הכואבת: הערכות שנתיות לרוב מבוססות על זיכרון סלקטיבי, דעות קדומות ופוליטיקה ארגונית. הן גורמות לעובדים להרגיש מוערכים רק פעם בשנה, ומשאירות אותם מבולבלים ותקועים במשך כל השאר.
אני זוכר מקרה בו יועץ שפגשתי אמר לי: "נועם, המשוב היחיד שאני מקבל זה 'אתה עושה עבודה טובה'. אבל מה זה אומר? מה אני צריך לשפר? אני מרגיש כמו רובוט שמבצע פקודות בלי להבין את התמונה הגדולה."
הבעיה היא שהמשוב המסורתי מתמקד בעבר, במקום בעתיד. הוא שופט במקום להדריך. והכי חשוב – הוא חד-כיווני. המנהל מדבר, העובד מקשיב, וזהו.
המהפכה: משוב מתמיד – מעגל קסמים של צמיחה
משוב מתמיד, לעומת זאת, הוא תרבות של תקשורת פתוחה, כנה ותדירה. הוא לא אירוע שנתי, אלא תהליך יומי. הוא לא רק מלמעלה למטה, אלא גם מלמטה למעלה, ומצד לצד. הוא לא רק על מה שלא עובד, אלא גם על מה שעובד מצוין.
כאן נכנסת לתמונה "גישת המשוב התלת-שלבית" שפיתחתי:
1. משוב מיידי: לאחר כל פגישה, שיחה או פרויקט, תנו משוב קצר, ספונטני וספציפי. אל תחכו להערכה השנתית.
2. משוב מובנה: קבעו פגישות משוב קבועות (שבועיות או דו-שבועיות) לדיון מעמיק יותר.
3. משוב 360: הזמינו משוב ממגוון מקורות – עמיתים, מנהלים, תורמים, ואפילו מתנדבים.
היופי במשוב מתמיד הוא שהוא יוצר מעגל קסמים של צמיחה:
- העובדים מרגישים מוערכים ומובנים: הם יודעים שהדעות שלהם חשובות, ושהמאמצים שלהם מוכרים.
- הבעיות נפתרות בזמן אמת: במקום לתת להן להחמיר ולהפוך למשברים.
- הביצועים משתפרים בהתמדה: העובדים מקבלים את הכלים והתמיכה שהם צריכים כדי לגדול ולהצליח.
- האמון מתחזק: תקשורת פתוחה וכנה יוצרת תחושה של ביטחון וקרבה בין חברי הצוות.
איך מיישמים משוב מתמיד – צעד אחר צעד
אז איך עוברים ממשוב מסורתי למשוב מתמיד? הנה כמה צעדים מעשיים:
1. התחילו מלמעלה: אם אתם מנהלים, קחו אחריות והיו הראשונים לתת משוב. שתפו את הצוות במה אתם עושים טוב, ובמה אתם רוצים להשתפר. היו פגיעים ואותנטיים.
2. צרו סביבה בטוחה: הסבירו לעובדים שמשוב הוא לא ביקורת, אלא הזדמנות לצמיחה. הדגישו שאתם רוצים לשמוע את האמת, גם אם היא לא תמיד נעימה. תנו תגובה חיובית גם למשוב שלילי.
3. הגדירו כללים ברורים: קבעו הנחיות למתן משוב – איך נותנים משוב יעיל, איך מקבלים משוב בצורה בונה, ואיך מתמודדים עם קונפליקטים. תנו דוגמאות למשוב טוב ומשוב רע.
4. השתמשו בכלים ואמצעים: ישנם כלים טכנולוגיים רבים שיכולים לעזור לכם ליישם משוב מתמיד, כמו סקרים אנונימיים, אפליקציות משוב ופלטפורמות תקשורת. אבל הכי חשוב – אל תשכחו את השיחות האישיות.
5. חגגו הצלחות: אל תתמקדו רק בטעויות. תנו משוב חיובי על דברים שעובדים טוב. הכירו בכישרונות ובחוזקות של חברי הצוות. צרו תרבות של הערכה והוקרה.
אני זוכר פגישה צוות בה אחת העובדות אמרה: "המשוב שאני מקבלת מנועם גורם לי להרגיש שאני חלק ממשהו גדול יותר, שאני תורמת למטרה חשובה. זה נותן לי מוטיבציה לעבוד קשה יותר ולהשתפר כל הזמן."
המשוב המתמיד הוא לא פתרון קסם. הוא דורש מאמץ, זמן ומחויבות. אבל התוצאות שוות את זה. צוות מגויס, פרודוקטיבי ומאושר יותר – זה שווה כל השקעה.
המכשולים והאתגרים – ואיך להתגבר עליהם
בדרך ליישום משוב מתמיד, תתקלו במכשולים ואתגרים. הנה כמה מהנפוצים ביותר, ואיך להתגבר עליהם:
- פחד ממשוב שלילי: רבים חוששים לתת משוב שלילי, או לקבל אותו. הפתרון הוא ליצור סביבה בטוחה, להדגיש את החשיבות של צמיחה, ולתת כלים להתמודדות עם ביקורת.
- חוסר זמן: משוב מתמיד דורש זמן, אבל זה שווה את זה. תכננו את המשוב מראש, תשתמשו בכלים טכנולוגיים, והפכו אותו לחלק משגרת העבודה.
- חוסר מיומנות: לא כולם יודעים לתת משוב יעיל. תנו הכשרה וליווי לעובדים, ותנו דוגמאות למשוב טוב ומשוב רע.
- התנגדות לשינוי: חלק מהעובדים עלולים להתנגד לשינוי. היו סבלניים, הסבירו את היתרונות, ותנו להם זמן להתרגל.
זכרו את "שיטת המראה המנטלית" שפיתחתי: לפני כל פגישת משוב, דמיינו את עצמכם במקום האדם השני. נסו להבין את נקודת המבט שלו, את הרגשות שלו, את הצרכים שלו. זה יעזור לכם לתת משוב אמפתי ויעיל יותר.
הצעד הבא שלך – התחילו כבר היום
אז מה הצעד הבא שלך? אל תחכו. התחילו ליישם משוב מתמיד כבר היום. זה לא חייב להיות מושלם, פשוט התחילו.
1. הקדישו 10 דקות למשוב מיידי: אחרי הפגישה הבאה שלכם, תנו משוב קצר, ספונטני וספציפי לאחד מחברי הצוות.
2. קבעו פגישת משוב מובנית: קבעו פגישה שבועית או דו-שבועית לדיון מעמיק יותר עם אחד מחברי הצוות.
3. חשבו על משוב 360: חשבו איך תוכלו לקבל משוב ממגוון מקורות.
לסיום, אני רוצה להזמין אתכם לשאול את עצמכם את השאלות הבאות:
- איך נראית תרבות המשוב בארגון שלכם היום?
- מה הייתם רוצים לשנות?
- מה הצעד הראשון שתעשו כדי להתחיל ליישם משוב מתמיד?
אני כאן כדי לעזור לכם. תשתפו אותי במחשבות שלכם, בשאלות שלכם, ובתובנות שלכם. יחד, נוכל ליצור ארגונים חזקים, מגויסים ומאושרים יותר.
תודה שקראתם.
